ロータリー文庫

 

 

―電子図書館への移行―
ロータリー文庫50年総仕上げの年

ロータリー文庫運営委員会委員長 菅原 光志(鎌倉RC)

ロータリー文庫が 「ロータリー資料室」 として誕生して半世紀が経過しました。国際ロータリー(RI)もこの間、時代と共に大きく変貌しました。 いよいよロータリー文庫も「電子図書館」に移行する時期を迎えています。
 この構想が初めて公式に議題に上ったのは、2011年6月のロータリー文庫運営委員会の時でした。当時、文庫は運営上の多くの課題を抱えていました。特に、各ロータリアンに年300円の協力金をお願いしている関係で、文庫の経理内容を明確にし、費用対効果を向上させること、さらに資料のデジタル化を推進することにより、ウェブサイトの使い勝手を向上させることでした。

電子図書館へ移行するための経過と課題

協力金を200円に減額し、上記の課題を解決するには二つの問題の解決が前提となります。二つの問題とは、協力金の約82%を占める人件費と賃貸管理費の削減問題です。電子図書館の最大のメリットは、全国の会員が文庫に来ることなく、いつでもどこでも資料を閲覧できることに加え、「図書館」スペースを縮小・移転し、経費を削減できることです。しかし二つの問題は、人の問題と契約の問題が絡み、一朝一夕に解決できません。過去の特別積立金があっても、協力金を減額すれば5年後に債務超過で組織を存続できなくなります。
 2017―18年度までは、資料公開による著作権問題を抱えながらも着々と資料のデジタル化を進めてまいりました。18-19年度は、人件費の問題が解決したのを契機に、当初の活動計画書に沿って電子図書館の完成に向け資料のデジタル化促進に着手しました。19-20年度は、貴重な資料や国際大会議事録などのRI発行資料、個人寄贈資料、各種名簿を約700点デジタル化し、20年6月末にウェブサイトに公開しました。20-21年度は、RI定款など組織規定、『手続要覧』、『ロータリー章典』、RI理事会議事録など、十数種類の公式文書約1,100点、『ガバナー月信』1,600点余りを20年12月末に公開しました。今後は、クラブ史、地区大会、地区協議会、IM報告書、地区年次報告書など、地区とクラブから寄せられた資料約7,000点を22年6月末までにデジタル化し、順次公開する予定です。

今後の電子図書館移行への課題

ロータリー文庫が電子図書館となり、事務所を縮小・移転または他の団体と統合するには、賃貸借契約更新の関係で、特に覚書の廃棄が前提となります。契約上、文庫単独で去就を決められない縛りが覚書にあるからです。現在、弁護士を介し、賃貸人(株)黒龍堂と交渉中です。覚書の廃棄に先立ち、今年度の「協力金」を200円に改定します。これからもロータリアンの皆さまのご理解とご協力をお願いいたします。 

第2780地区(神奈川県)2012-13年度ガバナー
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